- w kancelarii zgłaszamy informację o śmierci i ustalamy w pierwszej kolejności datę i godzinę pogrzebu,
- zapis w księdze zmarłych i przyjęcie pogrzebu dokonuje się na podstawie Aktu zgonu i Karty zgonu potwierdzonej przez Urząd Stanu Cywilnego (karta ta pozostaje w kancelarii),
- należy również przedstawić zaświadczenie, że zmarły przyjął przed śmiercią sakramenty święte.
W sprawach pogrzebowych można zgłaszać się do kancelarii poza ustalonym czasem jej otwarcia.
Prawo kościelne mówi, że niektórym osobom należy odmówić pochówku chrześcijańskiego. W Kodeksie Prawa Kanonicznego Kanon 1184 wymienione są trzy kategorie takich osób. Są to:
- notoryczni apostaci, heretycy i schizmatycy,
- osoby, które wybrały spalenie swojego ciała z motywów przeciwnych wierze chrześcijańskiej,
- inni jawni grzesznicy, którym nie można przyznać pogrzebu bez publicznego zgorszenia wiernych.
W Katechizmie Kościoła Katolickiego (KKK 1684) w dziale Celebracja pogrzebu można przeczytać: “posługa Kościoła powinna jasno wyrażać w tym przypadku rzeczywistą łączność ze zmarłym”. Jeżeli sam człowiek zrezygnował świadomie z takiej łączności za życia, nie korzystał z Sakramentów i nie pielęgnował łaski wiary, to jak w tej sytuacji zabrzmią słowa pogrzebowych modlitw liturgicznych: “Nasz brat zasnął, w pokoju z Chrystusem”, lub też: “nasz brat karmił się w ciągu życia Ciałem Chrystusa”.
O ustalonym terminie pogrzebu należy powiadomić:
- kościelnego, kontakt po lub przed każdą Mszą świętą,
- siostrę organistkę, kontakt po lub przed każdą Mszą święta,
- grabarza,
- wybrany zakład pogrzebowy.